Self Service BI is een uitkomst voor datagedreven zorgorganisaties. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers zélf dashboards creëren en slim inzetten voor dagelijkse werkzaamheden. In deze blog leggen wij alles uit over Self Service BI, ook wel SSBI genoemd, en hoe je als zorgorganisatie de eerste stappen kan zetten.
Dat er met behulp van data betere beslissingen gemaakt kunnen worden, is een opvatting die breed wordt gedeeld onder zorgorganisaties. Een veelgehoord probleem is echter dat er vaak zoveel data valt te analyseren, terwijl er maar één persoon of team verantwoordelijk is voor het creëren van alle dashboards. Wat als je de regie over dashboarding bij al je medewerkers kan neerleggen? Welkom in de wereld van Self Service BI.
Wat is Self Service BI?
Self Service BI (Self Service Business Intelligence, vaak afgekort tot SSBI) is een manier van werken waarbij collega’s zelfstandig dashboards, rapportages en analyses kan ontwikkelen. In plaats van structureel te leunen op de IT-afdeling of externe consultants, heeft het team zelf de juiste tools en kennis om sneller en onafhankelijker te werken. Dit betekent niet dat alle zorgmedewerkers zomaar allemaal hun eigen moeten dashboards gaan bouwen, maar dat de regie en capaciteit in huis blijven.
Self Service BI draait om toegankelijkheid, snelheid en eigenaarschap: de juiste mensen krijgen toegang tot de juiste data en gebruiksvriendelijke tools, zodat zij sneller waardevolle inzichten kunnen leveren aan de organisatie. Het fundament hiervoor is een moderne, centrale data-infrastructuur gecombineerd met intuïtieve BI-tools (zoals Power BI, Tableau of Qlik) die analyses en visualisaties eenvoudig maken.
Het doel is helder: besluitvorming versnellen, datageletterdheid vergroten en kennis binnen de organisatie houden, terwijl de kwaliteit en veiligheid van data geborgd blijven.
Wat betekent Self Service BI (SSBI) voor de gezondheidszorg?
In de gezondheidszorg zijn er oneindig veel databronnen beschikbaar. Van financiële overzichten tot wachtlijsten, van cliëntdata tot medewerkersgegevens en van zorgverzekeraarsafspraken tot tevredenheidsonderzoeken. Elke medewerker wil het liefst inzichten halen uit de meest relevante data.
Dit resulteert vaak in lange, virtuele, wachtrijen met verzoeken voor dashboards bij de beschikbare BI-specialist(en). Bovendien vergt het tijd en afstemming om vanuit de inhoud een vertaalslag te maken naar visualisaties. In veel gevallen is de BI capaciteit simpelweg niet groot genoeg om hieraan te voldoen.
Een van de mogelijkheden die dit probleem kan verminderen is Self Service Business Intelligence, afgekort tot SSBI. Het idee van Self Service BI is dat alle medewerkers zelf dashboards kunnen maken en inzetten voor hun dagelijkse werkzaamheden. Dat houdt in dat eigenlijk iedereen in de organisatie zelf actief met het onderzoeken van data bezig is. Volgens Gartner wordt het breed uitzetten van data en analytics in de organisatie erg belangrijk de komende jaren. Wat komt er allemaal bij kijken als je Self Service BI in wilt zetten?
Dit zijn de benodigdheden voor Self Service BI in de zorg
Hoe leuk het ook klinkt, niet iedereen is even handig met data en begrijpt hoe je BI kan inzetten. Gelukkig zijn er genoeg mogelijkheden om affiniteit te creëren met data. Het belangrijkste is dat data-analyse een plek krijgt in de cultuur van je zorgorganisatie. Het is essentieel dat medewerkers het nut inzien van data en dat ze ook BI willen leren inzetten. Het fundament om dit te laten slagen is het invoeren van een data-gerichte organisatiecultuur.
Daarnaast is het ook belangrijk dat kennis vastgehouden wordt in de organisatie. Met vele dashboardmakers zijn er ook vele vragen. Er moeten mogelijkheden geboden worden om deze vragen te stellen of te onderzoeken.
Een ander belangrijk aspect om Self Service BI te laten slagen is, naast de cultuur, dat data een centrale plek heeft in de organisatiestructuur. Denk hierbij aan een platform waarop alle kennis rondom BI te vinden is. Of gespecialiseerde BI- specialisten die precies weten hoe de tools werken, vragen beantwoorden en trainingen geven hoe je de data het beste kan verwerken.
Belangrijke aspecten van Self Service BI
De belangrijkste aspecten van Self Service BI zijn:
Gebruikers-empowerment: collega’s krijgen zelf de middelen en autonomie om dashboards en rapportages te ontwikkelen, waardoor eigenaarschap en innovatie toenemen.
Snellere inzichten: omdat collega’s niet meer hoeven te wachten op externe oplevering, zijn analyses en dashboards sneller beschikbaar en kan de organisatie sneller handelen.
Gebruiksvriendelijke tools: moderne BI-oplossingen bieden intuïtieve functies, zoals drag-and-drop dashboards en kant-en-klare visualisaties, waardoor het bouwen en aanpassen van rapportages eenvoudiger en efficiënter wordt.
Vergroten van datageletterdheid: door trainingen, documentatie en kennisdeling kan de BI-afdeling datavaardigheden in de organisatie verspreiden, waardoor meer collega’s leren om data te begrijpen en benutten.
Governance en controle: ondanks de vrijheid van Self Service BI blijft het cruciaal om afspraken te maken over datakwaliteit, definities en toegangsrechten, zodat data betrouwbaar en veilig gebruikt wordt.
Verbeterde besluitvorming: uiteindelijk helpt Self Service BI organisaties om sneller en beter geïnformeerde beslissingen te nemen, op basis van actuele en betrouwbare informatie.
Duidelijke afspraken zijn een vereiste voor Self Service BI
Wanneer iedereen in de organisatie aan de slag kan met dashboards ligt wildgroei op de loer. Bovendien zal in de zorg een groot deel van de dashboards cliëntdata bevatten die niet zomaar voor iedereen toegankelijk zijn. Voor succesvolle Self Service BI zijn daarom duidelijke organisatiebrede afspraken essentieel. Denk voor het invoeren van SSBI na over een uniforme, gestructureerde werkwijze voor dashboarding en hoe je de verantwoordelijkheid bij de makers wilt beleggen. Zorg ook voor een duidelijke inrichting van de rechten op dashboards: wie mogen welke dashboards wel en niet zien?
Wat zijn de risico’s van Self Service BI?
Hoewel Self Service BI veel voordelen biedt, zijn er ook risico’s die je als zorgorganisatie niet mag negeren. Zonder goede afspraken en randvoorwaarden kan de aanpak juist leiden tot verwarring, fouten of zelfs veiligheidsproblemen. De belangrijkste risico’s zijn:
Wildgroei aan dashboards
Wanneer er geen duidelijke richtlijnen zijn, kunnen collega’s verschillende definities of databronnen gebruiken. Dit leidt tot meerdere versies van dezelfde rapportage, die onderling niet overeenkomen. In plaats van meer duidelijkheid ontstaat er dan juist ruis en discussie over welke cijfers “de waarheid” vertegenwoordigen.Databeveiliging en privacy
In de zorg wordt gewerkt met zeer gevoelige informatie, zoals patiëntgegevens en medische dossiers. Als toegangsrechten niet zorgvuldig zijn ingericht, bestaat het risico dat onbevoegden toegang krijgen tot data. Dit kan niet alleen leiden tot privacyproblemen, maar ook tot reputatieschade of zelfs boetes vanuit de AVG.Inconsistentie in data-analyse
Het idee achter Self Service BI is dat collega’s sneller en onafhankelijker kunnen werken. Maar wanneer analyses door verschillende medewerkers op uiteenlopende manieren worden uitgevoerd, ontstaat er een gebrek aan uniformiteit. Hierdoor wordt het moeilijk om resultaten tussen afdelingen of periodes te vergelijken.Gebrek aan kennis of training
Self Service BI veronderstelt dat de collega’s beschikken over de juiste vaardigheden en kennis. Als trainingen uitblijven of de werkdruk te hoog is, neemt de kans toe dat dashboards verkeerde aannames bevatten of dat data verkeerd wordt geïnterpreteerd.Te sterke focus op snelheid
Sneller inzichten leveren is een groot voordeel van Self Service BI. Toch schuilt er een gevaar in een te hoge productiedruk: collega’s kunnen dashboards opleveren zonder voldoende afstemming met de organisatie. Hierdoor ontstaat er het risico dat men besluit op basis van incomplete of onsamenhangende informatie, in plaats van één centrale en betrouwbare bron.
Verschillen tussen Managed en Unmanaged Self Service BI
Het verschil tussen Unmanaged en Managed Self Service BI zit vooral in de manier waarop data en definities worden beheerd.
Bij Unmanaged Self Service BI werken BI-specialisten of gebruikers rechtstreeks vanuit de brondata. Elk dashboard wordt afzonderlijk ingericht, waardoor er sneller flexibiliteit is, maar ook meer kans op inconsistenties en dubbel werk.
Bij Managed Self Service BI daarentegen wordt gewerkt met een centrale semantische laag of dataplatform. Hierin zijn definities, berekeningen en toegangsrechten eenduidig vastgelegd, zodat alle dashboards op dezelfde manier zijn opgebouwd. Dat maakt Managed SSBI betrouwbaarder en schaalbaarder, terwijl Unmanaged SSBI vaak eenvoudiger en goedkoper is bij kleine of tijdelijke toepassingen.
Voordelen Managed SSBI in de zorg
Het grootste voordeel van Managed Self Service BI is de semantische laag. Een semantische laag is versimpeld gezegd een laag tussen de bron en de dashboards. In deze laag wordt alle data beheerd en gecombineerd met vastgelegde definities en berekeningen. Het biedt voor gebruikers inzicht in wat velden betekenen en hoe ze berekend zijn, zónder dat kennis vereist is om te begrijpen hoe de data is opgebouwd.
Managed self service BI dashboards zijn dus opgebouwd vanuit dezelfde data en definities. Vanuit de dashboards is het eenvoudig om data te exploreren en nieuwe inzichten te verschaffen. Dat scheelt een hoop werk, in tegenstelling tot Unmanaged Self Service BI tool, daar beheer je elk dashboard zelf.
Als meerdere dashboard gebruik maken van dezelfde bron, ben je bij Unmanaged Self Service BI extra tijd kwijt aan het inrichten, beheren en bijhouden. Ook kan het zijn dat het ene dashboard gebaseerd is op een andere manier van berekenen of andere definities. Dan ontstaan er verschillende inzichten uit de data. Dit kan leiden tot veel verwarring en werk voor de beheerders van de dashboards.
Voordelen Unmanaged SSBI in de zorg
Unmanaged Self Service BI is een goede uitkomst als je een paar kleine, niet ingewikkelde dashboards wilt ontwikkelen of voor het visualiseren van losse data voor eenmalig gebruik. Tools die hier goed voor zijn, zijn bijvoorbeeld PowerBI en Tableau. Dit zijn vaak ook goedkopere tools dan de Managed Self Service BI tools.
Daarnaast is het makkelijker om verschillende tools te gebruiken en ben je minder afhankelijk van één tool. Wat ook meespeelt is dat je met tools zoals Oracle BI, Qlik Sense en Looker lastiger kan overstappen naar andere tools. Omdat alle systematiek over de data in de tool is geïntegreerd.
Zoek een Self Service BI tool die aansluit bij jouw wensen
Tot slot heb je natuurlijk ook een BI-tool nodig die aansluit bij jouw wensen. Niet alle tools zijn even geschikt voor Self Service BI.
Belangrijke vragen voor SSBI zijn:
- Hoe makkelijk is het om zelf een dashboard te kunnen maken?
- Hoe gemakkelijk kunnen grote hoeveelheden dashboards beheerd worden?
- Hoe zijn de kosten in bedwang te houden?
Afhankelijk van de vereisten die jouw bedrijf aan dashboards stelt, kunnen de kosten aardig oplopen als je heel veel gebruikers hebt van de tool. Hier geldt dat je de voordelen van Self Service BI afzet tegen het begrote budget.
Een dataplatform voor gestructureerd BI management
Om BI tools te kunnen managen is een dataplatform een uitstekend middel om in te zetten. Dit is (nog) geen volledige semantische laag zoals de vorige optie, maar dit geeft wel centraal beheer van de data en biedt veel structuur. Ook kun je hierin berekeningen vastleggen, al wijkt de opbouw wel af van de inzichtelijkheid van een semantische laag.
Van ruwe data tot de tabellen die gebruikt worden ter input van dashboards: dit alles is beheersbaar in een dataplatform. Het is dus niet nodig om per dashboard aanpassingen te maken en daarnaast ben je niet afhankelijk van een specifieke BI-tool of leverancier waar alle kennis geïntegreerd is.
Met een dataplatform kun je allerlei BI-tools koppelen om het precies zo in te richten als jij zelf wilt en je kunt ook meerdere bronnen combineren. Denk bijvoorbeeld aan data uit een EPD en een HRM systeem zoals AFAS. Zo zorgt een dataplatform voor gestructureerde BI management en leg je de basis om medewerkers zelf rapportages te laten maken.
Veelgestelde vragen over Self Service BI
Wat is Self Service BI?
Self Service BI (Self Service Business Intelligence) is een aanpak waarbij collega’s zelfstandig dashboards en rapportages ontwikkelen, zonder afhankelijk te zijn van een externe partner of BI/IT-afdeling. Met gebruiksvriendelijke BI-tools en een centrale data-infrastructuur kan het team sneller inzichten leveren en kennis in de organisatie borgen.
Welke voordelen heeft Self Service BI?
De voordelen zijn groot: (zorg)organisaties kunnen sneller beslissingen nemen, teams werken onafhankelijker, en kennis blijft in huis. Daarnaast worden dashboards relevanter, omdat interne collega’s de zorgcontext goed begrijpen. Dit bespaart kosten, verhoogt de wendbaarheid en versterkt de datagedreven cultuur.
Welke risico’s zijn er bij Self Service BI?
Zonder duidelijke governance kan er een wildgroei aan dashboards ontstaan, met tegenstrijdige definities en verwarring als gevolg. Ook zijn er risico’s rond databeveiliging en privacy, inconsistentie in analyses en een te sterke focus op snelheid. Met de juiste afspraken, training en toezicht zijn deze risico’s goed te beheersen.
Wat is het verschil tussen Managed en Unmanaged Self Service BI?
Het verschil tussen Managed en Unmanaged Self Service BI zit vooral in de manier waarop data en definities worden beheerd. Bij Unmanaged Self Service BI werken BI-specialisten of gebruikers rechtstreeks met de brondata. Dat maakt het flexibel en vaak goedkoper, maar het kan leiden tot inconsistenties tussen dashboards en extra beheerlast. Bij Managed Self Service BI wordt gewerkt met een centrale semantische laag of dataplatform, waarin definities, berekeningen en toegangsrechten eenduidig zijn vastgelegd. Hierdoor zijn dashboards consistenter, betrouwbaarder en schaalbaarder, wat vooral voordelen biedt bij grotere of complexere zorgorganisaties.
Welke tools zijn geschikt voor Self Service BI?
Populaire Self Service BI-tools zijn onder meer Microsoft Power BI, Tableau, Qlik Sense en Looker. De keuze hangt af van budget, bestaande infrastructuur en de vaardigheden van de collega’s. Power BI wordt vaak gekozen vanwege de gebruiksvriendelijkheid en integratie met Microsoft 365.
Hoe start je met Self Service BI in een zorgorganisatie?
Begin met een pilotproject op een afgebakend vraagstuk, zoals wachttijden of capaciteit. Investeer in opleiding van de collega’s, stel duidelijke afspraken op rond datakwaliteit en toegangsrechten, en borg kennis via documentatie of een centraal dataplatform. Zo bouw je stapsgewijs een solide basis.
Ben je er klaar voor om meer uit je data te halen?
Jeroen Schenk, directeur, neemt vrijblijvend alle mogelijkheden met jou door.
