Een herindicatie doe je vaak niet op het moment dat je er tijd voor hebt, maar op het moment dat het moet.
Nog even tussendoor.
Nog even die informatie bij elkaar zoeken.
Vanavond die onderbouwing afmaken.
In veel zorgorganisaties is dit de realiteit. Herindicaties zijn geen afgebakend proces, maar iets wat er altijd bij komt. Tussen de zorg door, tussen andere taken door, vaak op momenten dat de energie al op is.
En juist daarom zijn ze zo verraderlijk.
Want wat klein en incidenteel voelt, blijkt in de praktijk een structurele kostenpost.
De echte kosten worden pas zichtbaar als je het gaat uitrekenen
Eén herindicatie kost al snel vijf tot acht uur. Tijd die niet in één keer wordt besteed, maar in stukjes: informatie verzamelen uit verschillende systemen, analyseren wat er veranderd is, een onderbouwing schrijven, afstemmen met collega’s.
Op zichzelf lijkt dat te overzien. Maar schaal het op naar een organisatie met honderden of duizenden cliënten, en het beeld verandert snel.
Dan praat je ineens over duizenden uren per jaar.
Over meerdere FTE’s die volledig opgaan aan administratie.
De verborgen financiële impact van achterlopende vergoedingen
En dan hebben we het nog niet eens over de financiële impact.
Herindicaties die te laat worden gedaan zorgen ervoor dat vergoedingen achterlopen. Onvolledige aanvragen leiden tot vertraging of zelfs afwijzing. En als een zorgprofiel niet meer aansluit op de actuele situatie van een cliënt, ontstaat er een mismatch tussen de zorg die geleverd wordt en de financiering die daarbij hoort.
Veel organisaties sturen scherp op bezetting en capaciteit, maar verliezen ongemerkt geld op indicaties. Niet omdat ze het niet goed willen doen, maar omdat het proces daar simpelweg niet op is ingericht.
Wat dit doet met zorgmedewerkers
Ondertussen gebeurt er nog iets anders.
Zorgprofessionals besteden een groot deel van hun tijd aan werk waar ze niet voor zijn opgeleid. Uit onderzoek van FNV blijkt dat zorgmedewerkers mimimaal 25% van hun werktijd kwijt zijn aan administratie.
In plaats van zorg verlenen, zijn ze bezig met zoeken, schrijven en afstemmen. Dat kost niet alleen tijd, maar ook energie. Het haalt voldoening uit het werk en vergroot de mentale belasting.
Je ziet het terug in frustratie op de werkvloer. In het gevoel dat je achter de feiten aanloopt. En uiteindelijk ook in verzuim en verloop.
Uit hetzelfde FNV-onderzoek blijkt namelijk dat 74% van de zorgmedewerkers aangeeft dat het werkplezier toeneemt bij minder administratie.
Het probleem zit in het proces, niet in mensen
De oorzaak ligt niet bij de mensen. Die doen hun werk, vaak onder flinke druk, zo goed mogelijk.
Het probleem zit in het proces.
Informatie zit verspreid over systemen. Data moet handmatig bij elkaar worden gezocht. Er is geen inzicht in wanneer een herindicatie eraan komt, waardoor het vaak reactief gebeurt. Het is een manier van werken die geaccepteerd werd, maar niet meer past bij de complexiteit van vandaag.
Wat er verandert als je het proces omdraait
En precies daar zit ook de kans.
Want wat gebeurt er als je het proces omdraait? Als je herindicaties voorspelt en automatiseert?
Als je niet wacht tot een herindicatie nodig is, maar dat moment ziet aankomen. Als je niet alles handmatig doet, maar technologie inzet om het werk te doen. Als je niet hoeft te zoeken naar informatie, maar werkt vanuit één compleet en actueel beeld van de cliënt.
Dan verandert er iets fundamenteels.
Herindicaties worden voorspelbaar in plaats van onverwacht. Het verzamelen en analyseren van informatie gebeurt automatisch. Dossiers en onderbouwingen worden alvast opgebouwd, nog voordat iemand eraan begint. De rol van de zorgmedewerker verschuift van uitvoeren naar controleren en bijsturen.
Het gevolg is niet alleen dat er tijd vrijkomt. Het proces zelf wordt rustiger, consistenter en beter voorspelbaar.
Organisaties die dit goed aanpakken, zien dat de administratie rondom herindicaties fors afneemt, van wel 8 uur per herindicatie naar slechts 30 minuten. Dat vergoedingen beter aansluiten op de werkelijkheid. En dat teams meer ruimte ervaren om zich te richten op waar het uiteindelijk om draait: goede zorg leveren.
Ben je er klaar voor om meer uit je data te halen?
Jeroen Schenk, directeur 6Gorilla's, neemt vrijblijvend alle mogelijkheden met jou door.
