Declaratieuitval na introductie ZPM? Het 6G Controleplatform signaleert en alarmeert
De meeste GGZ–organisaties zitten nog midden in de nasleep van de invoering van het zorgprestatiemodel (ZPM). De gevolgen van deze stelselwijziging zijn voor de bedrijfsvoering en de manier van registreren groot.
Softwareleveranciers kregen te weinig tijd om alle functionaliteiten die ze hadden gebouwd voor de DBC-systematiek ook al helemaal af te hebben voor het ZPM. Het gevolg: veel foutieve registraties en declaraties. 6Gorilla’s nam het initiatief om samen met opdrachtgevers een controleplatform te bouwen dat GGZ-organisaties (en ook jeugdzorgaanbieders) helpt bij het beter administreren. Verslavingszorgaanbieder Connection SGGZ is één van de gebruikers hiervan.
Eén van de grote frustraties in het ZPM zijn de vele uitsluitingscriteria bij declaraties. Als je vergeet een consult af te sluiten, vergeet aan te vinken wie de regiebehandelaar is, of wanneer je de zorgvraagtypering niet invult, wordt het consult niet vergoed door de verzekeraars. In het verleden konden zorginstellingen veel van die controles via het ECD uitvoeren. Maar die controleregels zijn in het ZPM nog niet geautomatiseerd. “Daardoor vallen er bij ons nu veel meer declaraties dan voorheen tussen wal en schip”, zegt Fredrik van Winkel, operationeel manager bij verslavingszorgaanbieder Connection SGGZ en zusterbedrijf CACN Verslavingszorg.
Wiel niet opnieuw uitvinden
Dat is niet alleen bij Connection SGGZ het geval, weet David Cornelissen, Technisch consultant bij 6Gorilla’s. “De regelgeving is complex. GGZ-aanbieders moeten veel overzichten aanleveren bij hun verzekeraar om de zorg die ze leveren vergoed te krijgen. Die informatie wil je volledig geautomatiseerd uit je systemen kunnen halen. Bovendien wil je als zorgverlener een signaal krijgen als je iets niet goed of niet volledig registreert, zodat je het meteen kunt herstellen. Dat is nu nog nog lastig omdat de software nog enigszins in de kinderschoenen staat. De DBC-systematiek was volledig uitgekristalliseerd, zowel qua processen als qua automatisering. Dat is met het ZPM nog niet het geval. Zorgorganisaties en verzekeraars moeten nog uitvinden op welke manier ze informatie het best kunnen uitwisselen. Vervolgens moeten softwareleveranciers hun ECD’s daar op aanpassen. Het duurt gewoon enige jaren voordat deze systematiek net zo volwassen is als voorheen de DBC-systematiek”, zegt David.
6Gorilla’s wil die tijd verkorten door de lessen van verschillende zorgorganisaties te bundelen. Omdat iedere GGZ-aanbieder tegen andere uitdagingen aanloopt, kiest 6Gorilla’s voor een aanpak waarbij deze organisaties optimaal van elkaar kunnen leren. David: “We zouden maatwerk kunnen ontwikkelen voor iedere opdrachtgever die bij ons aanklopt. Zo’n organisatie krijgt dan best snel een oplossing voor zijn probleem. Maar kijk je wat verder vooruit, dan zie je dat je voor iedere opdrachtgever opnieuw het wiel aan het uitvinden bent. Daar komt bij dat er dan een grotere kans is op fouten omdat de ontwikkelaar en de opdrachtgever de enigen zijn die ernaar kijken. Ontwikkel je daarentegen een generieke oplossing voor een grote groep, dan wordt de software door veel meer partijen gecontroleerd. Daarom kiezen wij voor een aanpak waarbij we de feedback die we van klant A krijgen, gebruiken om ook de situatie bij alle andere opdrachtgevers te verbeteren. Initieel kost dat misschien iets meer ontwikkeltijd, maar op lange termijn zijn GGZ-aanbieders dan veel beter af.”
Regie bij de opdrachtgever
Deze visie leidde tot de ontwikkeling vanhet 6G Controleplatform, een software-applicatie die opdrachtgevers kunnen gebruiken om hun eigen controleregels te automatiseren en voorzien van workflows. Het product is nog volop in ontwikkeling, vertelt David. “We zijn heel plat begonnen met controles waar een ZPM-registratie aan moet voldoen. We gaven terug welke registraties niet helemaal correct zijn of zelfs volledig ontbreken aan de hand van platte lijsten. Nu maken we de controles steeds intelligenter en kunnen we ze real-time uitvoeren. De zorgverlener ontvangt een alert als er iets ontbreekt waardoor die zorg niet gedeclareerd kan worden. We ontwikkelen het Controleplatform bovendien zo dat opdrachtgevers zelf drempelwaardes en andere zaken kunnen aanpassen. Sommige zorgorganisaties willen bijvoorbeeld al na tien dagen een seintje krijgen als een regiebehandelaar geen activiteiten heeft uitgevoerd, andere pas na twintig dagen.”
Onderdelen Controleplatform
Het 6G Controleplatform bestaat uit verschillende onderdelen. Er zijn dashboards waarin je de status van verschillende processen kunt volgen; er zijn alerts die je erop wijzen als je iets vergeet te registreren, en alerts die aangeven dat je een bepaalde handeling moet verrichten. Ook kun je met het 6G Controleplatform workflows inrichten, bijvoorbeeld de volgende persoon in een proces een taak toekennen als jouw deel van die taak is afgerond. Daarnaast krijgt iedere gebruiker van het Controleplatform zijn eigen takenlijst met openstaande punten.
Het Controleplatform is eigenlijk een schil die over het datawarehouse heen ligt, vertelt David. “Je kunt die schil zien als een gebruiksvriendelijke toegangspoort die je kunt gebruiken om je eigen controles en workflows in te stellen en aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: in dit dashboard wil ik altijd de informatie van de afgelopen 365 dagen inzichtelijk maken, en in dit dashboard de informatie vanaf 1 januari van dit kalenderjaar. Straks kun je er zelfs ook je eigen acties aan toevoegen. Bijvoorbeeld: als dit getal boven een bepaalde drempelwaarde komt, wil ik dat die en die geïnformeerd worden.”
De praktijk
Eén van de opdrachtgevers van het eerste uur is verslavingszorgaanbieder Connection SGGZ en zusterbedrijf CACN Verslavingszorg. Operationeel manager Fredrik van Winkel is blij met de hulp die 6Gorilla’s bood toen al kort na de invoering van het ZPM bleek dat er met veel registraties iets mis was. Hij noemt als voorbeeld de directe behandeltijd, die in het ZPM-systeem de basis is voor de vergoeding. “In Medicore vullen behandelaren per cliënt de behandelduur in. Maar sinds de invoering van het ZPM kost het behoorlijk wat moeite om een overzicht van de productiviteit van alle behandelaren boven water te krijgen. Ik wil direct kunnen bijsturen als blijkt dat een behandelaar wat minder productief is. Dan wil ik weten waardoor dat komt, zodat ik deze collega waar nodig kan ondersteunen of helpen een andere werkwijze aan te leren.”
“Nu krijgen we direct een signaal als er iets niet klopt. Dat werkt natuurlijk veel sneller en handiger.”
Doris Bakker van 6Gorilla’s is aan de slag gegaan met deze vraag en heeft een dashboard ontwikkeld waarin per behandelaar inzichtelijk is hoeveel uren die heeft gewerkt en hoe die tijd is besteed. “Dat scheelt mij zo ontzettend veel tijd”, zegt Fredrik. “Ik heb nu direct inzicht en kan direct met een behandelaar in gesprek. Dat geeft me veel meer grip op de bedrijfsvoering.”
Hoewel het dashboard voor Connection SGGZ is ontwikkeld, is het zo opgezet dat ook andere opdrachtgevers het kunnen gebruiken. 6Gorilla’s heeft op basis van de input van Connection SGGZ ook heel wat controleregels gemaakt die behandelaren waarschuwen als ze iets niet volledig registreren. “Want als je iemand vier weken later nog eens moet vragen een sessie te registreren, dan kost het veel werk de aantekeningen en herinneringen door te spitten om nog te registreren wat er besproken is. Nu krijgen wij direct een signaal: je bent dit of dit vergeten in te voeren. Dat werkt natuurlijk veel sneller en handiger”, zegt Fredrik.
Over de samenwerking met 6Gorilla’s is hij heel tevreden. “Ik heb contact met drie mensen, die ik allemaal zo kan bellen, e-mailen of WhatsAppen en van wie ik ook altijd direct een reactie krijg. Die persoonlijke benadering vind ik heel prettig. Waar je bij andere softwareleveranciers vaak vastzit aan een ticketingsysteem en dan teruggebeld wordt door iemand die jouw specifieke situatie niet kent, spreek je bij 6Gorilla’s altijd direct met de persoon die iets met jouw vraag kan.”
Kennissessies
Nu steeds meer opdrachtgevers gebruikmaken van het 6G Controleplatform, worden er regelmatig kennissessies georganiseerd waarbij zorgaanbieders met 6Gorilla’s en elkaar in gesprek gaan over de gebouwde en te ontwikkelen functionaliteit. David: “We ontwikkelen ons platform agile. Dat wil zeggen dat we eerst een ruw prototype ontwikkelen, vaak naar aanleiding van een vraag van een opdrachtgever. Dat prototype laten we in deze kennissessies aan een groep opdrachtgevers zien, zodat we direct aan hun kunnen vragen wat we nog moeten verbeteren. Doordat deze verschillende zorgorganisaties met elkaar in gesprek gaan en van elkaar leren, krijgen wij nog meer inzicht in waar de eigenlijke behoefte ligt. Zo kunnen wij nog sneller relevante functionaliteit ontwikkelen.”
“Door zorgorganisaties met elkaar te laten praten, kunnen wij nog sneller relevante functionaliteit ontwikkelen.”
De functionaliteit van het Controleplatform wordt zo steeds rijker. Waar het team van 6Gorilla’s begon met controleregels voor de GGZ, wordt nu ook de jeugdzorg eraan toegevoegd. Waar het eindigt, durft David niet te zeggen. “We hebben zelf natuurlijk een ontwikkelvisie, maar we laten ons binnen die brede visie sterk sturen door de wensen van onze opdrachtgevers. Hoe actiever zij meedenken en wensen aandragen, hoe sneller wij vooruitgang boeken.”
Dit artikel verscheen eerder in het Tenzinger Zorgverslimmers Magazine 2023
De voordelen van het Controleplatform
✓ Toegankelijke dashboards om processen te volgen
✓ Alerts bij ontbrekende informatie of vereiste actie
✓ Vooraf plaats van achteraf handelen
✓ Zelf in te richten workflows toegespitst op de organisatie
✓ Overzichtelijke takenlijsten met openstaande to do’s
✓ In een klik van signalering naar correctie binnen gekoppeld ECD
Vanuit 6G Start, de gebruikersportal 6Gorilla’s, wordt het Controleplatform gebruikersvriendelijk beschikbaar gesteld. Het visualiseert de signaleringen voor de gebruikers om vanuit daar de registratie omissies te verhelpen en biedt workflow mogelijkheden op die signaleringen.
Download de brochure