QuaRijn wil een lerende organisatie zijn. Scherp en actueel zicht op de kwaliteit van de geleverde zorg is daarvoor een essentiële voorwaarde. Hiervoor schoot het driemaal per jaar geüpdate Excel overzicht tekort. Samen met 6Gorilla’s werd de stap gezet naar dashboards die op basis van brondata altijd een actueel overzicht bieden als basis voor goede zorg voor de cliënten.
Als aanbieder van ouderenzorg is QuaRijn gehouden aan het Kwaliteitskader verpleeghuiszorg dat Zorginstituut Nederland in 2017 vaststelde. “Wij hebben toen nagedacht over de vraag hoe we grip kunnen houden op de vraag hoe we aan de eisen uit het kwaliteitskader kunnen voldoen”, vertelt bestuurssecretaris en manager kwaliteit en onderzoek Sjenny Winters. “Om dat te kunnen doen, hebben we het kwaliteitskader vertaald naar concrete kwaliteitsafspraken en indicatoren benoemd.”
Een voorbeeld: een van de vereisten van het kwaliteitskader is dat de intramurale aanbieder de historie van de cliënt kent, als basis om persoonsgerichte zorg te kunnen leveren. “Dit betekent dat in het dossier over die cliënt te lezen moet staan hoe die voor diens komst naar het verpleeghuis altijd heeft geleefd”, zegt Winters. “Door die levensgeschiedenis te beschrijven, ben je als zorgaanbieder in staat om persoonsgerichte zorg te bieden aan je cliënten. Het leveren van kwaliteit zit in kleine dingen, zoals een gesprek met een bewoner over diens interesses. Kwaliteit bestaat niet per toeval. Dat kun je faciliteren. Daarom vinden we het bieden van goede randvoorwaarden zo belangrijk.”
Werklast kwaliteitsverpleegkundigen moest verkleind worden
Natuurlijk zijn er meer indicatoren voor het leveren van persoonsgerichte zorg dan alleen de levensgeschiedenis van de cliënt. Diens gezondheidstoestand bijvoorbeeld, en de mate waarin werk is gemaakt van advance care planning. “We kwamen tot een kwaliteitsdashboard in Excel met indicatoren die drie keer per jaar handmatig moesten worden opgehaald”, vertelt Winters. “Dat was voor de betreffende kwaliteitsverpleegkundigen natuurlijk veel werk. Toch hadden we op dat moment bewust gekozen voor Excel, omdat we geen nieuw systeem wilden gaan bouwen in afwachting van het nieuwe ECD dat we al in de planning hadden. Maar het idee was wel: als we dat nieuwe ECD hebben, gaan we de last voor de kwaliteitsverpleegkundigen aanzienlijk verkleinen, door de kwaliteitsdata voor het dashboard uit de bron te halen.”
Dat nieuwe ECD kwam er en daarmee werd het tijd om die belofte waar te maken. Winters: “We hadden op dat moment al vanuit de toepassing van Zorgmonitor ervaring met met 6Gorilla’s, dus we hebben toen ook contact gelegd met de deskundigen aldaar voor dat dashboard. We realiseerden ons dat we voor het proces een externe partij nodig hadden. De specifieke kennis om de juiste gegevens boven tafel te halen en met elkaar in verband te brengen, is niet ons expertisegebied. Maar we willen wel sturen op kwaliteit, en je kunt de zorg enorm ontlasten als je daarvoor op basis van brondata kunt werken. Precies daarmee kon 6Gorilla’s ons helpen.”
Alle kwaliteitsinformatie binnen handbereik
Een inventarisatie van de brongegevens die nodig zijn om goed beeld te krijgen van de cliëntenzorg, gaf duidelijkheid over welke data QuaRijn kon gebruiken. “Het is nogal een technisch werk om de juiste gegevens te gebruiken.”, zegt Winters. “Vandaar dat het zo wenselijk was om 6Gorilla’s bij het proces te betrekken. “We wilden bijvoorbeeld weten of binnen zes weken na de komst van een nieuwe cliënt een leefplan was ontwikkeld. 6Gorilla’s heeft hiervoor een formule gemaakt die leidde tot informatie hierover in het dashboard. Dit maakt op afdelings- en cliëntniveau zichtbaar wat wel en niet voor de cliënt is geregeld. Dat is voorwaardelijk om persoonsgerichte zorg te kunnen leveren.”
Zo is uiteindelijk alle kwaliteitsinformatie samengevat in drie dashboards, voor de drie grootste zorgactiviteiten die QuaRijn biedt: intramurale zorg, geriatrische revalidatie en wijkverpleging. “We hebben bewust voor deze drie dashboards gekozen, om over zo specifiek mogelijke kwaliteitsinformatie te kunnen beschikken”, legt Winters uit. “Je stuurt immers voor revalidatiezorg op andere kwaliteitsindicatoren dan voor verpleeghuiszorg. En bij wijkverpleging wil je bijvoorbeeld indiceren voor de druk die de mantelzorger ervaart. Er zijn echt verschillende thema’s waarop je wilt sturen. De kwaliteitsverpleegkundigen hebben heel inhoudelijk meegedacht over deze indeling.”
Gerichte stuurinformatie
Bij de verschillende kwaliteitsindicatoren zijn ook de normen vastgesteld. Een voorbeeld: als het ziekteverzuim boven een bepaalde grens komt, wordt dit in het dashboard met oranje of rood aangegeven. Hetzelfde geldt voor het verloop of de mate waarin het personeel op een afdeling voldoende niveau in BIG-registratie heeft.
Winters vertelt: “De managers zien deze informatie voor alle locaties. Dat helpt om van elkaar te leren. Door resultaten met elkaar te vergelijken kan je van elkaar leren over welke interventies succesvol zijn. En dat willen we, want we hebben de intentie een lerende organisatie te zijn.”
Grip op de kwaliteit van zorg
Winters is zeer te spreken over de samenwerking met 6Gorilla’s om op dit niveau te komen. “We hebben heel gemakkelijk met elkaar kunnen sparren”, vertelt ze. “De specialisten van 6Gorillas snapten onze intentie en hebben die heel goed weten te vertalen naar wat ze uit de data moesten halen om te zorgen dat wij grip krijgen op de kwaliteit van zorg. Een half woord was genoeg om onze intenties duidelijk te maken.”
Hetzelfde gevoel heeft Willem Mulder, senior business intelligence consultant bij 6Gorilla’s. “Het feit dat QuaRijn duidelijk de behoefte heeft om te blijven innoveren op het gebied van sturen op kwaliteit, maakt het een interessante partij voor ons”, vertelt hij. “De drie dashboards geven op veertig indicatoren aan hoe de organisatie er op kwaliteitsgebied voorstaat. En het feit dat dit nu niet meer op Excel gebeurt, scheelt de organisatie tijd, geld en frustratie. Bovendien bieden de dashboards continu kwaliteitsinzicht, in plaats van driemaal per jaar zoals bij de toepassing van Excel het geval was, want toen werd het maar drie keer per jaar geüpdatet. Zorgmonitor wordt continue doorontwikkeld, maar de specifieke wensen van QuaRijn waren aanleiding om weer vanuit een nieuwe invalshoek het gesprek aan te gaan. Dit soort intensieve samenwerkingen hebben niet alleen impact op de desbetreffende zorginstelling maar vanuit de community gedachte van 6Gorilla’s profiteren ook andere klanten hiervan. Door oplossingen, kennis en ervaring voor jezelf te houden maak je de zorg niet beter. Alleen door muren tussen zorgsystemen én organisaties open te breken en verbinding aan te gaan, kan met data echt inzicht verkregen- en actie ondernomen worden.”
Sjenny Winters
Bestuurssecretaris en Manager Kwaliteit en Onderzoek QuaRijn
Over QuaRijn
QuaRijn biedt senioren een breed pakket van wonen, welzijn en zorg in de gemeenten Bunnik, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Veenendaal en Wijk bij Duurstede. De zorginstelling heeft een focus op levenskwaliteit en menselijke waardigheid.
