In ons vakgebied worden we dagelijks geconfronteerd met een complexe mix van uitdagingen. Of dat nu is op het gebied van de zorg, of op het gebied van de bedrijfsvoering, uitdagingen als lange wachtlijsten, personeelstekorten en administratieve rompslomp leggen een grote druk op onze zorgsystemen. Als consultant Data & Analytics in de zorg zie ik veel hoe deze uitdagingen tijd en aandacht opslurpen. En ik zie ook dat veel investeringen die we doen maar mondjesmaat effect hebben. Eén van onze nieuwste ontwikkelingen zie ik echter als een gamechanger: hyperautomation. Wellicht rol je nu met je ogen en raak je vermoeid door wat je denkt dat het zoveelste buzzword zal worden. Maar ik zou je willen aanmoedigen om niet te snel op te geven. Ik beperk me namelijk niet alleen tot dat we ermee aan de slag moeten, maar neem je ook stapsgewijs mee in wat het eigenlijk is, en hoe je ermee aan de slag kunt.
Wat is hyperautomation?
Hyperautomation is een term die verwijst naar de combinatie van geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning (ML), robotische procesautomatisering (RPA), natuurlijke taalverwerking (NLP) en anderen om processen binnen een organisatie te automatiseren en optimaliseren tot een niveau dat verder gaat dan de traditionele automatiseringsmogelijkheden.
Hyperautomation gaat verder dan de scope van individuele taakautomatisering of eenvoudige op regels gebaseerde processen, omdat het tot doel heeft end-to-end processen te automatiseren over meerdere systemen en functies binnen een organisatie.
Een praktijkvoorbeeld: het aanmeldproces vereenvoudigen
Laten we nu eens kijken naar een concreet voorbeeld van hoe hyperautomation het aanmeldproces van cliënten bij een zorginstelling kan verbeteren. Het traditionele aanmeldproces is vaak tijdrovend en foutgevoelig, mede door de vele handmatige stappen die er in het proces zitten.
Stel je voor dat een cliënt zich aanmeldt via de website van een zorginstelling. In plaats van een stapel papieren in te vullen, wordt hij begroet door een vriendelijke chatbot die hem door het proces leidt. Dit gesprek wordt ondersteund door machine learning, wat helpt in het stellen van de juiste vragen op basis van de voorgaande interactie. Zo voorkomen we niet alleen dat er belangrijke gegevens missen, maar wordt de vastlegging ook uniform gedaan, onder andere door natuurlijke taalverwerking. Bovendien is de gebruikerservaring veel positiever, omdat het onduidelijkheden bij het invullen en frustraties door herstelwerk verhelpt.
Nu is de verwerking gestructureerde informatie relatief eenvoudig, maar als we in dit aanmeldproces niet alleen vragenlijsten hanteren, maar bijvoorbeeld ook telefonische aanmelding, of door middel van e-mail of Zorgmail, kunnen we technologie toevoegen die helpt om gesprekken te transcriberen naar tekst, en de verwerking van tekst mogelijk maakt. Zo kunnen alle gegevens uit een telefoongesprek of e-mail geautomatiseerd worden verwerkt in gestructureerde tabellen. En vervolgens kunnen we al die gestructureerde informatie door een API rechtstreeks in het ECD invoeren. Mocht een API niet beschikbaar zijn, kunnen we er ook voor kiezen om RPA in te zetten, om alsnog de informatie in het ECD te krijgen. Zo kunnen we een handmatig en daarmee foutgevoelig proces automatiseren, wat uiteindelijk tijd, frustratie en geld scheelt voor jouw medewerkers en organisatie.
Aan de slag: een praktisch stappenplan
Hoe kunnen zorginstellingen deze technologieën effectief implementeren? Hier zijn enkele praktische stappen die wat mij betreft de basis zijn voor de implementatie van hyperautomation:
- Start met een impactanalyse: Evalueer je huidige processen en identificeer waar hyperautomation de grootste impact kan hebben.
- Kies de juiste technologie: Selecteer de technologie die passen bij de behoeften van je organisatie en processen.
- Faciliteer pilotprogramma’s: Begin met kleine pilotprojecten om ervaring op te doen en te leren van de resultaten.
- Training en ondersteuning: Zorg ervoor dat je team klaar is voor de verandering en biedt de nodige ondersteuning tijdens de overgang.
- Evaluatie en verbetering: Blijf je processen evalueren en optimaliseren om ervoor te zorgen dat hyperautomation blijft voldoen aan de behoeften van je organisatie.
Samen bouwen aan een betere toekomst
Zoals ik in de introductie heb aangegeven spelen er in de zorg een aantal hele complexe uitdagingen. Wat mij betreft biedt hyperautomation een kans om onze zorgsystemen te echt verder te helpen en toekomstbestendig te maken. Vanuit 6Gorilla’s willen we erg graag met zorgorganisaties samenwerken om deze technologie verder door te ontwikkelen en processen samen slimmer maken. Zo kunnen we niet alleen het werkplezier van de medewerkers in jouw organisatie vergroten, maar ook een betere zorgervaring bieden aan de cliënten. Zo kunnen we de zorg blijven geven die we willen, met de hoogste kwaliteit en met oog voor de cliënt.
Meer weten?
Download dan hier de whitepaper ‘Hyperautomation in de zorg’. Hierin vind je een uitgewerkt stappenplan om direct aan de slag te gaan.
Of meld je hier aan voor de sessie Hyperautomation inzetten voor jouw zorgprocessen tijdens de Zorg & ICT beurs op dinsdag 9 april van13:30 – 14:00 in de Jaarbeurs Utrecht
